La Scaletta del Giorno del Matrimonio

Un tempo per ogni cosa, per ogni cosa uno spazio!

Quando iniziamo ad organizzare il nostro matrimonio, quel giorno sembra così lungo che pare impossibile riempire le ore. Non mi chiedete perché, ma, in realtà, il tempo vola, ed avere una scaletta del giorno del matrimonio robusta e ben fatta è davvero importante.

Anche se le seconde nozze stanno diventando più frequenti, neanche chi si è già sposato in passato è immune a sottovalutare quanto tempo ci vuole a fare ogni cosa.

E sapete cosa? Va bene così! Non dovete sapere tutto! Probabilmente, durante l’organizzazione, capirete che alcune cose non sono veloci come sembrano. Ma se volete iniziare l’organizzazione del matrimonio avendo almeno un’idea da dove partire, siete nel posto giusto!

Quindi… iniziamo!

Prepararsi non è veloce come sembra

Trucco e acconciatura per molte spose possono prendere anche 3 o 4 ore (combinate, inclusi gli ultimi ritocchi), e poi c’è il fotografo che vi ferma per fotografare i dettagli. Potreste pensare di non volere le foto della preparazione, ma in realtà sono un meraviglioso ricordo dell’emozione di quei momenti.

Neanche lo sposo si salva, magari non ha il trucco (oppure sì, un po’ di eyeliner e mascara può davvero mettere in risalto anche l’occhio maschile), ma deve sistemarsi i capelli, avere la barba in ordine o farsi una buona rasatura, e, di nuovo, il fotografo deve fare il suo lavoro anche con lo sposo.

Non dimenticate quindi di prevedere un po’ di tempo per rilassarvi nella vostra scaletta del giorno del matrimonio, per potervi godere tutto sin dall’inizio.

Oh, un piccolo consiglio! Se volete mettervi un papillon da annodare, assicuratevi di fare pratica con tutorial su YouTube, magari, o di avere qualcuno nel vostro entourage matrimoniale che lo sappia fare. Altrimenti la vostra unica speranza è Obi Wan… Ahem, la Wedding Planner (mi sono guadagnata la medaglia per i papillon sul campo). I papillon sono fighi, ma sapete cos’è più figo? Un papillon già legato (e sono più ordinati!).

Spostare gli ospiti è come radunare gatti

Sapete dove volete che vadano, ma loro non vogliono collaborare.

Che stiate pianificando di avere due location per cerimonia e ricevimento, o di organizzare tutto nello stesso posto, ricordate che gli ospiti si muovono lentamenteeee (vi ricorderanno tremendamente Flash di Zootopia). Si metteranno a chiacchierare per aggiornarsi, i bambini correranno in giro, e le persone anziane non si muovono velocemente come una volta.

Cosa fare, allora? Scrivete un orario leggermente anticipato sulle partecipazioni, in modo che tutti arrivino in orario. Un altro accorgimento è prevedere più tempo tra la fine della cerimonia e il momento in cui dovrete essere alla location e iniziare l’aperitivo! Meglio avere un quarto d’ora libero che essere in ritardo. Ed è più facile riaggiustare la scaletta del giorno del matrimonio quando avete un po’ di comporto!

A meno che non abbiate una DeLorean, andare a caccia di meravigliosi panorami per il photo shoot prenderà più tempo di quello che pensate.

Ed ho specificato DeLorean perché ho visto la luna di miele di Amy e Rory e… No, non è consigliabile.

Parlate col vostro fotografo (e con il/la Wedding Planner se ne avete uno/a!) riguardo a ciò che volete dal photo shoot, e quanto ci vorrà, realisticamente, per scattare le foto. Una volta fatta questa chiacchierata, un consiglio è quello di simulare l’itinerario per le foto, prendendo le tempistiche di spostamento ed includendo le tempistiche di scatto indicate, oltre a lasciarvi un po’ di comporto per il traffico. Di nuovo, siate generosi: è meglio che essere in ritardo.

In ogni caso, consiglio caldamente di prevedere un po’ di intrattenimento agli ospiti all’aperitivo. Meglio ancora se trovano il rinfresco: a questo punto di solito avranno una gran fame, e se siete mai stati ad un ricevimento dove il cibo non era disponibile fino all’arrivo degli sposi, saprete quanto può essere fastidioso. Se nutrite i vostri ospiti ed arrivate per l’ultima mezz’ora di aperitivo, ve lo godrete e troverete tutti di umore molto migliore (il nervoso da fame esiste: Ne so qualcosa!)

Parlate con la location del ricevimento riguardo le tempistiche del servizio

Un grande buffet e pochi piatti serviti, o un aperitivo più ridotto e poi una selezione più numerosa di piatti particolari? Oppure ancora tutto il pasto servito a tavola o tutto a buffet? Questa è una parte importante che va decisa al più presto possibile perché influenza il resto dell’organizzazione. Tenete a mente che se optate per un aperitivo a buffet che faccia anche da antipasto, in Italia di solito si tratta di 90-120 minuti e c’è di solito abbastanza cibo per mandare tutti a casa sazi. Dopo di esso, di solito ci sono ancora tre portate, per un totale di almeno 90 minuti in più a sedere. Se optate per un aperitivo più ridotto e più pietanze servite, dovrete considerare almeno 30 minuti per il servizio di ognuna di esse. Questo ci porta ad altre tre domande…

La location ha un limite di tempo per l’evento?

Che optiate per un matrimonio di mattina o un matrimonio serale, le location possono avere delle tempistiche fisse che dovrete rispettare. Può succedere perché gestiscono più di un evento al giorno, o perché è nella loro politica. Oppure, potrebbe essere il comune ad avere dei regolamenti precisi su fino a che ore è possibile tenere la musica. Per esempio, al primo matrimonio che ho pianificato, la location aveva un orario di stop obbligatorio da parte del comune per la musica a mezzanotte. E dovetti preparare tutte le tempistiche in modo da rispettare quel limite. Mettete per primo quell’orario nella scaletta del giorno del matrimonio, così lo terrete sempre in considerazione!

Avrete ospiti che faranno discorsi?

Se volete avere interventi da parte degli ospiti durante il ricevimento, è essenziale saperne la durata, specialmente se sono posizionati tra le portate. È assolutamente necessario che lo staff della cucina sappia esattamente quando saranno, così da poter coordinare i tempi di cottura (specialmente per piatti sensibili alle variazioni come il risotto o alcune preparazioni della carne).

Suggerimento pro! Date agli ospiti che faranno il discorso una durata massima, in modo da dare un’indicazione affidabile allo staff. Se sceglierete di lavorare con un/a wedding planner, sarete così guidati passo passo. Sappiamo quanto sia importante quel momento e non può essere interrotto dal servizio, ma non volete nemmeno rovinare il cibo per cui pagate fior di quattrini.

Avrete musica e balli tra le portate?

In Italia, specie a sud (ma non solo lì!) è tradizione che il DJ coinvolga gli ospiti per dei balli tra le pietanze. Se scegliete di avere questo genere di intrattenimento, vale quanto sopra: informate lo staff della cucina della cosa, così si possono coordinare col professionista, oppure il/la Wedding Planner può prendersi cura della cosa.

Anche se volete gestire la pianificazione da soli (e lo capisco, può essere davvero divertente!), vi suggerisco almeno di avere un aiuto per controllare che la scalette del giorno del matrimonio sia rispettata. Se avete un amico fidato, potrebbe andar bene ma… prendete in considerazione che potrebbe dover prendere decisioni improvvise e so che vorrei un professionista per questo.

Sapete, è un errore che in realtà ho fatto al mio stesso matrimonio. La mia scaletta del giorno del matrimonio era solida ed è andato tutto splendidamente (a parte un dannato computer che non voleva lavorare, ma ehi, mi ero portata quello di riserva!), ma non avevo un professionista a coordinare il matrimonio. Era il mio primo anno, un’ingenua figlia dell’estate, e non conoscevo ancora colleghi. Ora sarebbe molto diverso. In ogni caso, quel giorno avevo cinque persone che si prendevano cura di quello che io di solito faccio da sola ad ogni altro matrimonio. Dopo, mi hanno chiesto “Ma come fai? È da matti!” E, sì, lo è, un po’, ma è anche divertente!

Come inizio a comporre la mia scaletta del giorno del matrimonio?

Beh, il mio consiglio è: mettete l’orario di inizio della cerimonia indicativo, e andate a ritroso a partire da lì. Aggiungete le tempistiche di spostamento, acconciatura, trucco, etc., poi fate lo stesso dalla fine della festa: così comporre la scaletta del giorno del matrimonio sarà molto più facile!

Ok, penso di avervi dato un’idea più chiara di cosa comporti creare la scaletta e di come iniziare. Sì, a volte può mandare al manicomio! Magical Vows ha un servizio dedicato al coordinamento del giorno del matrimonio, potete andare a vedere cosa include cliccando sul solito rassicurante tasto blu qui sotto!

Crediti:

Foto1: Claudia Boschi

Foto 2: Marco Miglianti

Scopriamo assieme il Day of Coordination!